Regulamin wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych i badania satysfakcji klienta za pomocą wiadomości SMS
Data publikacji: 23.06.2025
Data wejścia w życie: 23.06.2025
§ 1. Postanowienia ogólne
- Niniejszy Regulamin określa zasady przetwarzania danych osobowych, w tym
w szczególności numerów telefonów, przez Gastronom S.C. U. Olechno, M. Olechno,
P. Olechno (dalej: „Administrator”) w celu:
- realizacji działań marketingowych za pomocą wiadomości SMS, w tym przesyłania spersonalizowanych kodów rabatowych,
- badania poziomu satysfakcji klientów zrealizowanych zamówień.
- Regulamin stanowi integralną część procesu składania zamówienia przez Klienta
u Administratora i dotyczy każdego Użytkownika, który podczas składania Zamówienia podał swój numer telefonu i wyraził stosowną zgodę. - Wyrażenie zgody na otrzymywanie wiadomości SMS ma charakter dobrowolny, jednak jest niezbędne do otrzymywania kodów rabatowych i próśb o ocenę zamówienia.
§ 2. Definicje
- Administrator – Gastronom S.C. U. Olechno, M. Olechno, P. Olechno ul. Kilińskiego 7/1, 15-089 z siedzibą w Białymstoku NIP: 9661748668, REGON: 052245758, e-mail: kokukokusushi@kokusushi.pl, będąca administratorem danych osobowych zgodnie z RODO.
- Klient / Użytkownik – osoba fizyczna składająca zamówienie u Administratora, która podała numer telefonu i zaakceptowała Regulamin oraz wyraziła zgodę
na otrzymywanie wiadomości SMS w celach wskazanych w §1. - Zamówienie – usługa polegająca na zleceniu przez Użytkownika dostarczenia towaru
w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez Administratora. - Dane osobowe – informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej, w tym numer telefonu, przetwarzane przez Administratora w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
- Zgoda marketingowa – jednoznaczne, dobrowolne i świadome oświadczenie woli, umożliwiające przetwarzanie danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego.
- System SMS – narzędzie informatyczne umożliwiające wysyłkę automatycznych wiadomości SMS na podstawie parametrów zdefiniowanych w systemie zamówień.
- Kod Rabatowy – unikalny ciąg znaków generowany automatycznie przez system, który uprawnia Klienta do otrzymania zniżki przy kolejnym Zamówieniu.
- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
§ 3. Zakres i cele przetwarzania danych
- Administrator przetwarza dane osobowe Klienta w zakresie numeru telefonu w celu:
- wiadomości SMS z podziękowaniem i linkiem do wystawienia opinii
– nie wcześniej niż 90 minut po otrzymaniu Zamówienia przez Klienta, - wysłania wiadomości SMS z indywidualnym Kodem Rabatowym – w sytuacji, gdy Klient nie złoży kolejnego zamówienia w ciągu co najmniej 30 dni od dnia otrzymania poprzedniego Zamówienia.
- Kod Rabatow
- Kod Rabatow
- jest generowany indywidualnie i automatycznie dla każdego Klienta,
- ma formę ciągu alfanumerycznego,
- zawiera informację o wartości rabatu oraz terminie ważności (30 dni od dnia otrzymania poprzedniego Zamówienia),
- nie może być przekazany osobom trzecim ani zamieniony na gotówkę.
- Administrator nie wykorzystuje numeru telefonu do innych celów niż wskazane powyżej, bez uprzedniego uzyskania odrębnej zgody Klienta.
- Dane nie są profilowane w rozumieniu RODO, ale mogą być przetwarzane automatycznie (system samodzielnie rozpoznaje brak ponownego zamówienia
i aktywuje wysyłkę kodu rabatowego).
§ 4. Podstawa prawna przetwarzania
- Dane Osobowe pozyskane od Użytkownika będą przetwarzane w jednym lub kilku następujących celach i na jednej lub kilku z następujących podstaw:
- w celu realizacji działań marketingowych oraz udzielenia Użytkownikowi Kodu Rabatowego w oparciu udzieloną przez Użytkownika zgodę udzieloną
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, - w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego
z prowadzeniem marketingu bezpośredniego Administratora lub stron trzecich, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, - w celu realizacji obowiązku prawnego Administratora polegającego
na archiwizowaniu dokumentacji dotyczącej m.in. zawartych umów, dostaw, rozliczeń, reklamacji, dokumentacji księgowej, tj. na podstawie art. 6 ust. 1
lit. c) RODO (w związku m.in. z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej); - art. 398 Ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej
(Dz. U. poz. 1221) – w zakresie komunikacji marketingowej za pośrednictwem urządzeń końcowych (np. telefon komórkowy).
§ 5. Okres przechowywania danych
- Dane osobowe (numer telefonu) będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż
12 miesięcy od:
- dnia ostatniego kontaktu marketingowego (wysłania SMS),
- momentu cofnięcia zgody przez Klienta na przekazywanie wiadomości SMS.
- Po upływie wskazanego terminu dane zostaną automatycznie usunięte przez Administratora.
§ 6. Odbiorcy danych
- Dane osobowe Klienta mogą zostać przekazane wyłącznie:
- dostawcom systemów do automatycznej wysyłki SMS,
- podmiotom świadczącym usługi IT na rzecz Administratora oraz podmiotom świadczącym usługi doradcze, księgowe i prawne,
- operatorom telekomunikacyjnym w zakresie niezbędnym do realizacji usługi,
- podmiotom powiązanym kapitałowo lub osobowo z Administratorem,
- innym uprawnionym podmiotom, wyłącznie w zakresie określonym
w przepisach prawa.
- Wszyscy odbiorcy danych działają na podstawie przepisów obowiązującego prawa
i gwarantują stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa. - Dane nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy).
- Administrator nie dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania w oparciu o przekazane przez osoby fizyczne dane osobowe.
§ 7. Prawa Klienta
Każdemu Klientowi przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych, jeśli są nieprawidłowe,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w sytuacjach przewidzianych prawem,
- ograniczenia przetwarzania danych,
- przenoszenia danych do innego administratora,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych,
- wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na legalność przetwarzania sprzed jej wycofania,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 8. Wycofanie zgody i rezygnacja z komunikacji
- Klient może wycofać zgodę w dowolnym momencie, poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres kokukokusushi@kokusushi.pl.
- Wycofanie zgody powoduje zaprzestanie przesyłania jakichkolwiek wiadomości marketingowych.
§ 9. Odpowiedzialność Administratora
- Administrator nie ponosi odpowiedzialności za:
- błędnie podane przez Klienta dane kontaktowe,
- brak dostępu do sieci telekomunikacyjnej lub awarie systemu u operatorów,
- wykorzystanie Kodu Rabatowego przez osoby nieuprawnione, jeśli doszło
do udostępnienia go przez Klienta.
- Administrator dokłada wszelkich starań, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub nieuprawnioną modyfikacją.
§ 10. Zmiany regulaminu
- Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie
w przypadku:- zmiany przepisów prawa,
- zmiany sposobu świadczenia usług,
- wprowadzenia nowych funkcjonalności systemu.
- O każdej zmianie Klient zostanie poinformowany z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem poprzez:
- publikację nowej wersji regulaminu na stronie internetowej,
- (opcjonalnie) wiadomość SMS zawierającą odnośnik do zmienionej treści.
§ 11. Kontakt
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych Klient może kontaktować się
z Administratorem:
- e-mail: kokukokusushi@kokusushi.pl
- korespondencja: Gastronom S.C. U. Olechno, M. Olechno, P. Olechno ul. Kilińskiego 7/1, 15-089 Białystok
§ 12. Postanowienia końcowe
- Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej Administratora oraz obowiązuje do czasu jego odwołania lub zastąpienia nowym regulaminem.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego.
- Wszelkie spory powstałe w związku z niniejszym Regulaminem będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Administratora.
- Klient ma prawo w dowolnym momencie zapoznać się z aktualną treścią Regulaminu, która jest dostępna na stronie internetowej Administratora pod adresem: www.kokusushi.pl.